Per chi si trova a dover organizzare il trasloco dei propri uffici, il problema vero è rappresentato dalla necessità di fare il tutto senza che le operazioni vadano ad impattare in maniera troppo pesante sul lavoro. Una necessità che rende ancora più preziosa la necessaria pianificazione e il varo di un calendario da rispettare in maniera meticolosa.
Il primo passo in tal senso è la scelta della data in cui effettuare il trasferimento nella nuova sede.
In tal senso le aziende sono solite scegliere un fine settimana o un periodo concomitante con la chiusura degli uffici, ad esempio le feste natalizie o le ferie estive.
Un fatto di cui tengono conto anche le imprese di traslochi, che approntano allo scopo una serie di servizi in cui il principale pregio è costituito proprio dalla rapidità.
Naturalmente la durata della operazioni dipende anche dalla grandezza dell’azienda implicata: nel caso si tratti di un piccolo ufficio, basta una giornata lavorativa per completare l’iter.
Traslochi Ufficio: L’importanza delle operazioni preliminari
Per cercare di approntare un trasloco rapido ed efficiente, un passo importante è proprio relativo ad una serie di operazioni preliminari che possono rendere più efficiente l’intero processo. Si deve perciò partire dalla nomina di un responsabile, una sorta di coordinatore al quale verrà affidato il compito di armonizzare il trasloco con il lavoro.
Altro passo molto importante è poi il varo di una piantina tesa a definire le postazioni di lavoro nella nuova destinazione. Inoltre ogni lavoratore dovrà diventare responsabile della sua postazione di lavoro, incaricandosi di preparare il materiale di sua pertinenza dopo essere stato munito di scatoloni e pluriball.
Proprio per cercare di preparare tutto al meglio, converrà anche organizzare una ricognizione del nuovo ufficio coi dipendenti, coinvolgendoli nelle operazioni di razionalizzazione degli spazi e chiedendo loro consiglio sulla nuova disposizione degli stessi.
È poi necessario ricordarsi di provvedere al trasferimento dei contratti di acqua, luce, linea telefonica e soprattutto della connessione internet, facendo in modo che non si creino problemi di alcun genere nella continuità del lavoro.
Una operazione che può risultare molto utile è poi quella tesa a mettere da parte ciò che non serve per l’attività giornaliera e magari trasferirla in anticipo nella nuova sede.
Inoltre si potrà procedere al riordino degli archivi, buttando tutto quello che ormai fa parte del passato.
Per i traslochi ufficio, l’importanza di affidarsi a professionisti
Anche nel caso del trasloco degli uffici, soprattutto quando l’azienda è piccola, è forte la voglia di risparmiare affidandosi al fai da te. Si tratta però di una scelta tale da rivelarsi alla fine dannosa.
Con l’aiuto di una ditta di traslochi professionale, infatti, si possono effettivamente ridurre al minimo le incombenze e rendere più celeri i lavori di trasloco veri e propri. Considerato quanto conti il fattore tempo per una impresa, si tratta di un fattore da tenere assolutamente in considerazione.
Inoltre, le aziende del settore sanno benissimo cosa occorre fare per interfacciarsi con la burocrazia, un tasto spesso dolente per le piccole imprese.
Traslochi Uffici: Il lato burocratico
Quando si passa in una nuova sede, occorre infatti assicurarsi che sia già registrata come ufficio e non come laboratorio o abitazione. Nel caso contrario sarà necessario occuparsi del cambio di destinazione d’uso, andando a verificare, con un sopralluogo, che i nuovi locali rispettino le norme stabilite dal Piano Regolatore per il settore in cui opera l’azienda.
Occorre poi verificare il rispetto delle norme relative all’abbattimento delle barriere architettoniche, la presenza del giusto rapporto aero-illuminante e di servizi igienici a norma.
Al termine dei controlli, occorre comunicare all’Ufficio dell’Agenzia del Territorio l’avvenuto cambio di destinazione d’uso dei locali.
In tal senso va ricordato come modificando la categoria, si va a modificare anche la rendita catastale e le tasse che occorre versare sull’immobile.
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